PLATFORM VOOR HET MAKEN, AUTORISEREN, ONDERTEKENEN EN BEHEREN VAN CONTRACTEN

Groeien betekent niet altijd dat je moet versnellen. Soms begint het met bewust een stap terug nemen. Dat was ook het geval voor Mochadocs, ontwikkelaar van software voor het maken, autoriseren, tekenen en managen van contracten. CEO Rob Postma vertelt over de eye-openers die het begin vormden van nieuwe groei.

Het platform van Mochadocs zorgt ervoor dat ondernemers hun contracten eenvoudiger kunnen maken, ondertekenen en beheren. Het ontstond vanuit dat laatste onderdeel. “We hadden een onderzoek opgezet over de uitdagingen rondom het managen van contracten,” vertelt Rob. “Daar kwam een top 3 uit. Op de derde plek stond het managen van het contract op inhoud. De kleine lettertjes, aansprakelijkheid - dat soort zaken. De tweede grootste uitdaging was de vraag waar het contract was. Blijkbaar konden veel ondernemers het contract überhaupt niet terugvinden. Maar de grootste uitdaging bleek toch het monitoren van de einddata. Daarom hebben we een software ontwikkeld die dat proces sterk vereenvoudigt. Zo krijgen ondernemers grip op elk type contract. Daarmee gingen we live in januari 2013 en aan het einde van dat jaar maakten alle Nederlandse ambassades wereldwijd al gebruik van onze software.”

Eerste groei

Die groei verliep in eerste instantie voorspoedig. Al gauw sloten uiteenlopende bedrijven zich aan als klant, van gemeentes tot grote bouwmarkten. Na een groot project waarbij 11.000 contracten werden geïmplementeerd, kwamen ze erachter dat één op de vijf contracten niet klopte. “Dan zou het contract bijvoorbeeld ingaan op de datum van ondertekening, maar vervolgens stonden er drie handtekeningen met drie verschillende datums. Je weet dan dus niet wat de ingangsdatum is.” Daar zag Rob een kans. Hij zette zijn team in om het mogelijk te maken om contracten ook te maken en te ondertekenen binnen het platform.

“Toen dacht ik: ‘Wauw, als je met dat soort mensen te maken krijgt, kan ik er wel iets mee.’”

Wereldwijd uitrollen

Door in te zetten op online vindbaarheid, zit Mochadocs niet verlegen om klanten. Maar die groei zorgt wel voor uitdagingen. Rob: “Het managen van contracten zit niet in de core business van bedrijven. Maar het maken, autoriseren en ondertekenen van contracten raakt wel de core business. Dat vraagt dus om een andere aanpak.” De manier van verkopen moest anders, met partners die expert zijn in Contract Lifecycle Management en Mochadocs aan de man kon brengen onder hun klanten. “Daar hebben we resultaat mee behaald in Noorwegen. Maar het wereldwijd uitrollen is een ander verhaal.”

Prikkelende vragen

Juist op dat moment ontving Rob een mail van Rens Dommerholt over het GROW-programma. “Dat prikkelde mij,” zei Rob. “Novel-T biedt namelijk ondersteuning voor scale-ups zonder commerciële insteek of een winstoogmerk eraan vast te koppelen. Dat vond ik superbelangrijk, want dat betekent dat je dat naar de kern kunt. Goede support gaat niet om betaling van facturen. De kern gaat over hoe je elkaar kunt helpen.” Ietwat sceptisch ging Rob met COO Huib van der Struik naar de informatiebijeenkomst. Aan het eind van de avond waren ze nog niet overtuigd - tot ze met Tim de Kraker spraken. “Hij begon allemaal prikkelende vragen te stellen en dat ging steeds sneller en dieper. Toen dacht ik: ‘Wauw, als je met dat soort mensen te maken krijgt, kan ik er wel iets mee.’”

“Het hele GROW-programma heeft ons veel meer discipline gebracht en meer focus, waardoor je meer tijd overhoudt.”

Van 1 naar 12

Na een hobbelige start, stapte het bedrijf in het programma. “In de eerste sessie zijn we er al achter gekomen dat we niet één product hebben, maar twaalf,” vertelt Rob. “Gijs van de Molengraft van Gritd vertelde ons namelijk dat elk product z’n eigen levenscyclus heeft. En wij bieden vier pakketten aan voor ‘create’, ‘sign’, en ‘manage’. Reken maar uit. Dat was de realisatie dat het helemaal anders moest. Dat gaf erg veel duidelijkheid.” De organisatie heeft key results gedefinieerd die de rode draad door het bedrijf zijn geworden. “Het hele GROW-programma heeft ons veel meer discipline gebracht en meer focus, waardoor je meer tijd overhoudt.”

Eén op duizend

En dat is het doel voor Rob. Hij werkt namelijk volgens het no-labor-model voor een zo hoog mogelijke efficiëntie. “Onze werknemers hebben een taak, verantwoordelijkheid, en bevoegdheid. De sturing komt dus uit de organisatie zelf, en ons grotere doel: om dat ene bedrijf van de duizend te worden die het groot maakt. Dat gaat gepaard met heel veel werkplezier, maar we moeten ook realistisch blijven. Zo moesten we downsizen om verder te kunnen groeien. Dat was eerst ongemakkelijk, omdat je vanaf dag één groeit. Maar het moest gebeuren. Na een half jaar downsizen zijn we nu weer aan het groeien en boren we nieuwe markten aan."